Sejatinya manajemen waktu merupakan suatu ‘habbits’ yang harus dimiliki setiap manusia. Tanpa kemampuan memanage waktu, produktivitas tidak akan tercapai. Kalau orang kantoran sih, hal tersebut menjadi sebuah masalah karena pekerjaan bisa terbengkalai jika seseorang tidak mampu produktif.
Lantas, bagaimana cara agar kita mampu produktif dan memanage waktu dengan baik? Pada kesempatan kali ini kami akan berbagi informasi lengkapnya untuk Anda. Let’s check these out!
Tips Manajemen Waktu di Kantor Agar Produktif
1. Buat to do list
Tips manajemen waktu di kantor agar produktif yang pertama perlu Anda perhatikan adalah membuat to do list. To do list di sini berperan sebagai suatu peta atau panduan agar Anda bisa tetap fokus, bekerja secara teratur atau terstruktur.
Jika tugas diberikan satu hari sebelum tugas harus diselesaikan atau misalkan diberikan tugasnya hari ini untuk diselesaikan esok harinya, Anda bisa breakdown tugas tersebut di malam harinya. Dengan begitu Anda sudah memiliki bayangan besok akan mengerjakan tugas yang mana saja.
Atau kalau diberikan mendadak, langsung buat to do list setelah tugas diberikan. Namun beberapa kantor ada juga yang memberikan tugas mingguan. Kalau diberikan mingguan, Anda bisa buat schedule mingguan juga. Terpenting, sesuaikan saja dengan kebutuhan Anda terkait to do list yang harus dibuat.
2. Mulai pekerjaan dari yang paling cepat selesai dahulu
Di antara berbagai pekerjaan yang menjadi tanggung jawab Anda di kantor, tentu ada pekerjaan yang sebenarnya paling cepat diselesaikan karena mungkin Anda suka atau menguasai materinya. Nah, pekerjaan dengan karakteristik seperti itu yang perlu dikerjakan atau diselesaikan lebih dahulu.
Sementara jika Anda merupakan karyawan baru dan belum paham tentang pekerjaannya, jangan malu untuk bertanya tentang cara menyelesaikan tugas tersebut. Pastikan juga dalam program pengembangan karyawan, Anda memaksimalkan program tersebut.
Mengenai apa saja program pengembangan karyawan di suatu perusahaan, baca : 4 Jenis Pelatihan dan Pengembangan SDM yang Cocok untuk Karyawan Perusahaan Startup
3. Bagi tugas dalam beberapa tahap
Semua tugas yang harus diselesaikan, bagi dulu ke dalam beberapa penyelesaian. Misalkan jika Anda memiliki 7 tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari di kantor maka Anda harus membaginya ke dalam beberapa tahap penyelesaian.
Misalkan, pagi hari Anda selesaikan 4 – 5 tugas, siang hari sampai sore diselesaikan 2 atau 3 tugas sisanya.
4. Buat batas waktu untuk tugas yang diselesaikan
Tugas yang datang dari atasan seringkali tidak mengenal waktu dan bahkan membuat karyawan jadi stress sendiri. Meski terkejar oleh deadline, pastikan agar Anda juga memiliki manajemen waktu sendiri yang dapat membuat bekerja lebih rileks dan tidak stress.
Jadi buat batasan atas pekerjaan yang Anda selesaikan. Fokuslah dengan batasan yang sudah Anda buat tadi jangan terdistraksi dengan tugas – tugas lain yang masih menumpuk. Jika satu tugas sudah terselesaikan, baru Anda bisa mengalihkan perhatian Anda ke tugas lainnya.
5. Gunakan fitur kalender smartphone
Hampir semua karyawan saat ini sudah menggunakan smartphone android. Di dalam smartphone android tersebut terdapat beberapa aplikasi yang belakangan semakin terkenal dan banyak digunakan yaitu kalender smartphone.
Nah, melalui fitur tersebut Anda bisa mengatur jadwal, tugas yang harus diselesaikan, reminder dan sebagainya. Anda bisa memanfaatkannya semaksimal mungkin untuk mendisiplinkan diri dalam mengerjakan berbagai tugas kantor.
6. Pasang target
Jangan lupakan target. Target terkadang harus ada agar Anda memiliki tujuan untuk bertumbuh lebih baik lagi dari hari sebelumnya. Dalam bekerja, target ini sangat penting.
Jadi jika Anda sudah melampaui target yang telah ditetapkan, coba untuk tingkatkan target harian. Tidak perlu atau tidak harus berlebihan secara langsung karena semuanya bahkan boleh dilakukan setahap demi setahap. Meski kecil, peningkatan yang dilakukan dapat memberikan kontribusi atau dampak besar di kemudian hari.
7. Hindari hal yang membuat Anda tidak fokus
Ketika sedang bekerja, pasti ada saja hal yang mengganggu. Entah dari teman karena mengobrol, suara kendaraan, suara teman yang bising, suara musik dari laptop atau handphone dan bahkan handphone Anda sendiri karena bunyi chat, notifikasi dan sebagainya.
Nah, hal – hal yang dapat membuat fokus jadi hilang seperti itu wajib banget dijauhi dan dikurangi. Cobalah mengabaikan distraksi dari luar yang membuat tidak fokus. Seperti ketika Anda sedang fokus dan ada teman mengajak mengobrol pastikan agar Anda memberikan pengertian atau pemahaman kepadanya.
Sementara jika distraksi tersebut dari diri Anda sendiri misalkan dari HP Anda, maka jauhkan HP Anda dalam jangka waktu tertentu ketika sedang bekerja. Anda juga bisa mengatur handphone dengan mode silent agar notifikasi apapun tidak mengganggu.
Itulah sedikit tips manajemen waktu di kantor agar produktif yang Anda bisa terapkan. Semoga apa yang kami sampaikan di atas menjadi informasi yang membawa manfaat dan menginspirasi.
