Apa Itu Administrasi Perkantoran?

Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal demi mencapai suatu tujuan organisasi secara sistematik.

Dalam arti sempit, mengutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009) karya Hendi Haryadi, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis, untuk menyediakan keterangan dan memudahkannya untuk mendapat informasi itu kembali.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran bisa dipahami sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor serta tata usaha yang tertib dan baik.

Administrasi dibutuhkan setiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni:

1. Untuk memantau kegiatan atau data milik organisasi. Ini membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya.
2. Untuk evaluasi, selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya.
3. Untuk penyusunan program, juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut.

Apa Sih Tugas dari Administrasi Perkantoran?

1. Berkomunikasi menggunakan telepon
2. Membuat segala agenda kantor
3. Entri data Perusahaan
4. Membuat File data (mengelola)

Bagaimana Ruang Lingkup Pekerjaan Administrasi Perkantoran?

• Kegiatan kantor

Ruang lingkup ini mencakup perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling)

• Sarana kerja kantor

Ruang lingkup ini mencakup bangunan atau gedung, lokasi kantor, interior, peralatan,
sampai mesin-mesin yang tersedia di kantor.

Lalu, Apa Sih Tujuan Administrasi Perkantoran?

GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, tentang tujuan dari administrasi perkantoran.

1. Memberikan semua keterangan secara rinci dan lengkap serta menglasifikasikan siapa saja, kapan dan di mana hal itu dibutuhkan untuk pelaksanaan organisasi atau perusahaan dengan baik dan efisien.
2. Membuat catatan dengan biaya seminimal mungkin.
3. Memberikan pekerjaan tata usaha dengan efektif dan efisien.
4. Membantu perusahaan dalam persaingan yang baik dengan kompetitor
5. Memberikan laporan keuangan dengan biaya seminimal mungkin

Sedangkan secara umum, tujuan administrasi perkantoran meliputi berikut ini.

1. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi supaya pelaksanaan tugas berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan.
3. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan administrasi keuangan (accounting), supaya proses pengelolaan aspek keuangan bisa dipertanggungjawabkan dan dilaporkan.
4. Menerapkan dan meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap relasi dengan pihak luar.
5. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, serta mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan.
6. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan berkomunikasi terhadap relasi dengan pihak luar, tentu saja dengan memperhatikan etika dan lingkungan.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur Administrasi perkantoran ini dikutip dari buku Administrasi Modern oleh The Liang Ghe, yaitu :

• Unsur Organisasi

Sebuah aktivitas menyusun suatu kerangka organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat kerja untuk setiap kegiatan usaha kerjasama agar supaya mencapai tujuan yang telah ditentukan.

• Unsur Manajemen

Rangkaian kegiatan yang menggerakkan para pegawai atau karyawan kantor agar menggunakan seluruh fasilitas Perkantoran.

• Unsur Kepegawaian/ Personalia

Suatu bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia.

• Unsur Keuangan

Kegiatan yang dilakukan berhubungan dengan pengelolaan anggaran (uang).

• Unsur Perlengkapan

Suatu kegiatan yang mengelola segala kebutuhan pegawai yang meliputi mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor, dan perlengkapan mengenai ruang kerja.

• Unsur Ketatausahaan( kesekretariatan/ Pekerjaan kantor)

Kegiatan kantor dalam pengolahan informasi yang diperlukan dengan membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.

• Unsur Komunikasi( Tata hubungan)

Suatu kegiatan yang memberikan informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi.

• Hubungan Masyarakat

Sebuah Kegiatan yang menghubungkan/menginformasikan kepentingan Perkantoran kepada Pihak luar yang kerjasama ataupun sebaliknya.

Demikianlah pembahasan mengenai Administrasi Perkantoran – Pengertian, Tujuan, Ruang Lingkup & Fungsinya semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan.