Istilah teknologi perkantoran mungkin masih terdengar baru dan asing di telinga sebagian masyarakat. Meskipun demikian, definisi dari teknologi perkantoran sesungguhnya cukup mudah untuk dipahami.
Adapun pengertian sederhana dari teknologi perkantoran adalah jenis teknologi perangkat lunak yang dimanfaatkan untuk mendukung jalannya sistem kerja dari sebuah perkantoran.
Ada yang menyebut teknologi perkantoran adalah kombinasi antara teknologi informasi dan teknologi komunikasi yang dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan efektifitas operasi kantor.
Teknologi perkantoran ini sendiri dapat berupa perangkat lunak, sistem jaringan, atau perangkat keras yang digunakan untuk menyelesaikan tugas perkantoran, seperti membuat laporan, mengelola data, mengirim dan menerima dokumen, dan banyak lagi.
Teknologi perkantoran juga dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas karyawan dengan cara mengorganisir informasi dan meningkatkan komunikasi antar karyawan dan klien.
Perkembangan ini memungkinkan bisnis untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan efisiensi operasional. Contohnya, software kantor seperti Microsoft Office memungkinkan karyawan untuk menyimpan, mengelola, dan berbagi informasi dengan mudah.
Selain itu, Teknologi komunikasi seperti telepon dan internet memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi dengan lebih efisien.
Berikut dijelaskan juga beberapa pengertian Teknologi Perkantoran menurut beberapa ahli di bidangnya, yaitu :
- Menurut Dwi Eko Waluyo, Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak mengirimkan dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.
- Menurut The Liang Gie, Teknologi perkantoran adalah implentensai teknologi yang dapat dijalankan secara otomatis tanpa keikutsertaan manusia kecuali hanya dengan menekan tombol, kemudian mesin akan berjalan sendiri dengan kecepatan tinggi, melakukan pembenaran dan mengontrol jalannya mekanisme sampai perintah selesai.
Manfaat dari penerapan Teknologi Perkantoran
Dengan memahami manfaat penerapan teknologi perkantoran, maka kita bisa mulai memanfaatkan teknologi yang ada dengan lebih baik.
1. Pendukung Agar Sistem Kantor Berjalan Lebih Efektif
Jika sistem kantor dapat berjalan dengan efektif, maka bisnis perusahaan juga bisa berkembang dengan baik. Hal tersebut juga akan berpengaruh pada keuntungan yang akan didapatkan, bukan? Maka dari itu, teknologi menjadi salah satu sarana pendukung agar sistem kantor dapat berjalan dengan lebih efektif, lebih cepat, lebih aman dan lebih hemat biaya serta waktu operasional kantor.
2. Hasil Kerja yang Didapat Lebih Mudah, Cepat, Akurat, Lebih Banyak dan Aman
Semakin banyak pekerjaan yang selesai, maka akan semakin lancar perputaran sistem pekerjaan pada sebuah kantor. Teknologi bisa membantu Anda untuk bisa lebih cepat dalam melakukan pekerjaan.
Selain itu, pekerjaan jadi mudah dan cepat selesai. Anda hanya perlu melakukan penginputan data saja sesuai dengan kondisinya, maka selebihnya teknologi akan menghimpun dan mengelolanya dengan baik.
Segala aplikasi perkantoran memiliki peranannya masing-masing. Jadi, kita sebagai user harus tetap cermat dan selektif dalam memilih aplikasi-aplikasi mana saja yang dapat membantu pekerjaan di kantor.
Serta sistem teknologi perkantoran ini akan membantu menghimpun seluruh data dan mengolahnya menjadi sebuah informasi yang berguna untuk mendorong perkembangan Perusahaan secara akurat.
3. Mempermudah Komunikasi, Koordinasi serta Produktivitas Meningkat
Di sinilah lagi-lagi teknologi mengambil peranan untuk memudahkan seluruh elemen dalam perusahaan Anda dalam melangsungkan komunikasi dari satu elemen kantor dengan yang lain.
Teknologi perkantoran juga bisa membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Penyelesaian pekerjaan yang lebih cepat otomatis akan berpengaruh pada produktivitas pekerjaan di kantor yang semakin meningkat.
Bagaimana, menarik sekali bukan pembahasan artikel ini? Demikianlah penjelasan mengenai teknologi perkantoran. Dari pembahasan di atas, kita dapat melihat dan menarik kesimpulan bahwa semakin lama teknologi akan semakin dibutuhkan oleh masyarakat, termasuk oleh para pebisnis dan pengelola kantor.
