Kantor yang efektif dan adaptif dengan perkembangan zaman merupakan kualifikasi kantor modern. Nah, kantor modern tentu membutuhkan manajemen yang modern pula seperti misalnya, sebuah kantor menggunakan teknologi terkini dalam pengoperasian hariannya. Selain itu para pekerjanya pun memiliki kemampuan kerja sesuai standar abad ke-21. Lebih lanjut, manajemen kantor modern akan dibahas dalam artikel di bawah ini.
Pengertian Manajemen Kantor Modern
Sebelum memahami apa itu manajemen kantor modern, alangkah baiknya jika terlebih dulu mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen kantor menurut Millis Geoffrey (1986:91) yang menyatakan bahwa manajeman perkantoran adalah seni mengedukasi karyawan agar bisa produktif memanfaatkan sarana perkantoran, sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.
Sementara itu, menurut Rusdiana & Zaqiah (2022) dalam Manajemen Perkantoran Modern, manajemen kantor modern adalah pengelolaan kantor modern melalui tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
Tujuannya agar suasana kerja di dalam kantor tetap kondusif untuk bekerja. Sehingga, karyawan pun semakin produktif, efektif, dan efisien dalam melakukan tugas-tugas kantor.
Sedangkan kantor modern dipahami sebagai kantor yang menjalankan sistem terkini dalam mewujudkan tujuan-tujuan perusahaan. Selain itu, kantor modern dilengkapi dengan fasilitas teknologi terbaru, prosedur kerja yang transparan, serta kemampuan kerja para karyawan yang analitis, melek teknologi, fleksibel dan mampu bekerja secara efektif, efisien.
Indikator Manajemen Kantor Modern
Manajemen kantor modern dianggap berhasil jika memenuhi beberapa aspek berikut, antara lain karyawan yang disiplin, mampu mengelola dana perusahaan dengan efektif, memiliki fasilitas kantor yang baik, digital, dan ramah lingkungan, serta memiliki alur pekerjaan yang jelas. Selengkapnya akan dibahas dalam paragraf di bawah ini.
Karyawan yang Disiplin
Karyawan yang mampu mengikuti arahan pimpinan, menaati aturan perusahaan, serta mampu memberikan kinerja yang baik, akan memudahkan proses manajemen kantor modern. Itu artinya, karyawan berperan aktif dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif, menghasilkan pekerjaan dengan memanfaatkan sarana perkantoran, serta meningkatkan produktivitas perusahaan.
Manajemen Keuangan Perusahaan yang Tepat Guna
Pengelolaan dana perusahaan sebisa mungkin dikelola secara efektif, efisien, demokratis, dan tepat guna. Artinya, setiap pengeluaran perusahaan harus tercatat dan digunakan untuk mengakses fasilitas, pembayaran, maupun pengadaan barang yang benar-benar dibutuhkan perusahaan.
Fasilitas Kantor yang Baik
Kantor modern dinilai sebagai kantor yang berwawasan lingkungan, mengikuti perkembangan teknologi, inklusif, mendukung kesejahteraan karyawan, dan memiliki desain interior yang multifungsi. Contohnya adalah penggunaan presensi wajah, adanya akses bagi difabel, memiliki ruang rekreasi karyawan, meminimalisir efek rumah kaca, dan mampu memanfaatkan ruang terbatas menjadi ruang serba guna.
Prosedur Kantor yang Transparan
Prosedur kantor atau alur pekerjaan penting bagi produktivitas karyawan. Adanya alur pekerjaan yang jelas dapat membantu karyawan agar memahami tugas apa saja yang harus dikerjakan, kepada siapa karyawan bertanggung jawab, bagaimana cara mengerjakan tugas-tugas, dan bagaimana proses alur pekerjaannya. Tujuannya agar kinerja karyawan semakin efektif dan efisien.
Permasalahan Manajemen Kantor Modern
Manajemen perkantoran modern dianggap efektif dan mutakhir, tetapi belum tentu sesuai diterapkan di setiap perusahaan. Ada kalanya, sistem yang modern justru menambah permasalahan baru bagi karyawan maupun pimpinan perusahaan.
Kira-kira apa saja permasalahan manajemen perkantoran modern? Mari simak penjelasan berikut.
Karyawan Tidak Partisipatif
Sistem perkantoran modern mengutamakan demokrasi. Hal ini terwujud dalam metode pengambilan keputusan bersama oleh seluruh karyawan yang berpartisipasi aktif. Namun, terkadang karyawan justru terbebani dengan adanya sistem partisipatif. Alasannya, karena karyawan harus memikirkan persoalan selain pekerjaannya di kantor. Sehingga, karyawan lebih memilih mengikuti keputusan pimpinan, alih-alih mendiskusikannya bersama.
Karyawan Memerlukan Pelatihan
Sistem perkantoran modern umumnya bersifat cepat dalam mengikuti perkembangan zaman dan teknologi. Hal tersebut bagus jika semua karyawan sudah memahami alur pekerjaan kantor modern. Namun, bagi karyawan yang belum bisa beradaptasi dengan sistem modern, akan memerlukan pelatihan khusus, terkait alur kerja, cara berkomunikasi, dan pengambilan keputusan.
Itulah sekilas tentang manajemen kantor modern. Perusahaan yang menerapkan manajemen kantor modern semestinya memerhatikan aspek-aspek pendukung efektivitas kerja karyawan. Sehingga, tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai. Semoga bermanfaat.
