Apa itu manajemen pengarsipan kantor? Salah satu aspek penting dalam mengelola perusahaan adalah pengarsipan dokumen perusahaan. Dokumen ini mencakup dokumen penting seperti laporan tahunan, atau dokumen pendukung seperti arsip peraturan perusahaan. Manajemen pengarsipan kantor sangat diperlukan untuk melindungi dokumen dan memudahkan akses informasi perusahaan.
Menurut Nuraida (1991) dalam Manajemen Perkantoran, pengarsipan dokumen harus disertai pencatatan dokumen. Karena tanpa keduanya, manajemen pengarsipan kantor menjadi tidak efektif dan efisien.
Dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai manajemen pengarsipan kantor dan faktor pentingnya, berikut ini.
Apa itu Manajemen Pengarsipan Kantor?
Menurut Sukoco (2007) dalam Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, manajemen pengarsipan kantor adalah pengelolaan dokumen kantor meliputi penciptaan dokumen, pemanfaatan dokumen, penyimpanan dokumen, pelacakan dokumen, dan pemeliharaan dokumen.
Manajemen pengarsipan kantor bertujuan agar dokumen kantor dapat dikelola secara efektif dan efisien, serta dapat ditemukan dengan cepat. Inilah awal mula pengarsipan digital. Seperti pada zaman sekarang, pengarsipan dilakukan denan bantuan komputer, alat scan barcode, dan internet.
Faktor Penting Manajemen Pengarsipan Kantor
Manajemen pengarsipan kantor diterapkan untuk mengelola dokumen dengan efektif, efisien, aman, dan mudah dijangkau. Dulunya, pengarsipan dilakukan secara manual dengan pencatatan. Kini, pengarsipan digital lebih popular karena praktis dan modern.
Berikut ini faktor penting manajemen pengarsipan kantor:
1. Efektif dan Efisien
Manajemen pengarsipan kantor memungkinkan akses dokumen yang efektif dan efisien. Sehingga, tak perlu mengulur banyak waktu dan tenaga untuk mencari arsip tertentu. Pengarsipan juga meminimalisir human error atau kesalahan pekerja saat mengakses dokumen kantor.
2. Memelihara Arsip Penting
Manajemen pengarsipan dokumen mendukung upaya pemeliharaan arsip penting perusahaan. Tanpa adanya pengarsipan, dokumen penting akan rawan disalahgunakan, hilang, bahkan musnah karena tidak tercatat.
3. Kemudahan Akses
Pengarsipan sangat memudahkan akses dokumen perusahaan. Bayangkan saja, jika ada ribuan lembar dokumen perusahaan. Bagaimana cara menemukan dokumen A dengan cepat? Di sini lah peran pengarsipan dibutuhkan.
4. Mengelola Akses Dokumen
Apa yang harus dilakukan dengan dokumen perusahaan? Pengarsipan membantu mengelola akses dokumen-dokumen tersebut. Misalnya, dokumen penting diakses seseorang. Maka, pengarsipan akan mencatat siapa peminjam dan dokumen apa yang diakses. Ini penting untuk melacak keamanan arsip.
5. Kelancaran Operasional Perusahaan
Kantor atau perusahaan dengan pengarsipan baik tentu akan bisa menghadirkan informasi perusahaan yang lengkap. Ini penting saat menjalin kerja sama dengan perusahaan lain. Misalnya, perusahaan bisa mengetahui risiko bisnis berdasarkan arsip laporan perusahaannya.
6. Pengarsipan Digital
Inilah alasan mengapa pengarsipan penting dilakukan. Jika arsip dikelola secara digital, tentu banyak keuntungan yang bisa didapatkan. Beberapa diantaranya arsip lebih mudah, cepat, dan praktis saat dikelola dan diakses.
Kesimpulan
Manajemen pengarsipan kantor adalah proses pengelolaan dan pemeliharaan dokumen kantor. Hal ini penting dilakukan agar dokumen tidak hilang, dan tetap bisa diakses dengan mudah dan cepat.
Jika tidak melakukan pengarsipan kantor, maka kantor akan sulit mencari dokumen tertentu, tidak memiliki data dan informasi yang cukup terkait perusahaan, dan akan kehilangan arsip penting kantor.
Salah satu terobosan dalam pengarsipan kantor adalah adanya pengarsipan digital. Zaman sekarang, semua serba menggunakan komputer dan internet. Dengan pengarsipan digital, arsip kantor bisa lebih mudah diakses, dan lebih efisien saat dikelola.
Itulah penjelasan singkat mengenai manajemen pengarsipan kantor dan faktor pentingnya. Semoga bermanfaat, ya.
