Apa yang dimaksud dengan Minutes of Meeting atau MOM? MOM adalah suatu catatan diskusi yang diambil sebagai keputusan dari diskusi atau rapat yang sedang atau telah berlangsung. Dalam rapat – rapat yang bersifat formal seperti rapat dewan misalnya, MOM akan diarsipkan sebagai sebuah dokumen hukum.
Setiap rapat yang diselenggarakan di sebuah perusahaan akan menghadirkan orang yang bertugas mencatat, merangkum dan menulis keputusan akhir suatu diskusi serta mengabadikan apa yang disebut MOM ini. Lantas, apa saja yang biasanya ditulis dalam MOM?
Isi MOM Adalah
Ada beberapa hal yang biasanya ditulis di dalam dokumen MOM. Adapun beberapa hal yang dimaksud di antaranya adalah :
- Topik pembahasan yang sedang dibahas di dalam suatu pertemuan atau rapat
- Ide – ide yang diusulkan oleh peserta rapat
- Solusi yang diusulkan oleh peserta rapat atas suatu masalah atau perkara yang dirapatkan
- Hasil diskusi
- Kesimpulan berupa keputusan akhir dari perusahaan atas rapat yang diselenggarakan
Fungsi MOM bagi sebuah perusahaan sangat krusial, apa saja fungsinya?
Fungsi MOM Adalah
Ada beberapa fungsi dari MOM yang Anda perlu tahu di antaranya :
- Sebagai pengingat bagi karyawan atas apa yang telah didiskusikan selama rapat berlangsung
- Sebagai panduan bagi karyawan untuk menjalankan tugas selanjutnya dalam pekerjaan sesuai dengan fungsi, tugas dan posisinya di perusahaan
- Sebagai pengingat tentang program apa atau hal lain apa yang telah disepakati dalam rapat
- Sebagai dokumen lampiran pada laporan keuangan
- Dijadikan sebagai tolak ukur perusahaan tentang pengeluaran anggaran rapat seperti konsumsi atau transportasi
- Menginformasikan terhadap anggota rapat yang tidak hadir tentang hasil diskusi atau rapat yang berlangsung
- Sebagai sebuah catatan diskusi untuk referensi tugas, pekerjaan atau solusi di masa yang akan datang.
Prosedur Pembuatan MOM (Minutes of Meeting)
Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk menyusun MOM (Minutes of Meeting) ini, apa saja?
1. Sebelum rapat
Untuk menulis MOM, siapkan semua peralatan yang dibutuhkan selama rapat berlangsung agar proses penulisan MOM tidak ada yang terkendala sama sekali.
Jika penulisan dilakukan melalui laptop, maka siapkan laptop beserta chargernya sebagai jaga – jaga ketika laptop kehabisan baterai namun rapat atau diskusi masih berlangsung dan penulisan MOM masih harus terus berlanjut sang penulis MOM tidak sampai kehilangan alat menulisnya.
Jika penulisan MOM dilakukan dengan alat tulis sederhana yang biasa digunakan maka persiapkan kertas/ buku dan bulpoin.
Setelah alat tulis disiapkan, baca agenda rapat atau meeting dengan seksama. Cari tahu apa saja topik yang akan dibahas sehingga nantinya Anda pun memiliki gambaran tentang apa yang akan dibahas dan perlu ditulis dalam MOM.
2. Ketika rapat berlangsung
Salah satu syarat dalam penulisan MOM adalah terdapat nama semua anggota yang hadir dalam rapat. Oleh karenanya ketika rapat akan berlangsung, siapkan lembar kehadiran dan pastikan semua orang yang hadir dicatat tanpa ada yang terkecuali.
Pastikan juga Anda tahu siapa orang yang akan berbicara dalam rapat tersebut untuk memudahkan Anda dalam membuat catatan MOM.
Ketika rapat resmi dimulai, catat waktu rapatnya dengan cermat dan catat semua isi rapat, apa yang dibahas dan kesimpulannya. Buat catatan MOM secara singkat, padat namun menuangkan isi rapat secara jelas.
3. Setelah rapat
Jika rapatnya sudah selesai, segeralah menulis MOM dengan format yang rapi. Jika ada pertanyaan, Anda bisa segera bertanya kepada peserta rapat.
Di hasil akhir MOM, pastikan Anda tidak lupa menyebutkan nama perusahaan atau organisasi, jabatan peserta rapat, jenis rapat sampai dengan tujuannya. Cantumkan juga setiap daftar peserta dan siapa orang yang sedang memimpin rapat saat itu.
Setelah itu baca ulang hasil catatan untuk mencari tahu terkait apakah ada kesalahan ejaan atau tidak. Anda juga bisa meminta bantuan dari salah satu peserta untuk ikut memeriksa jika ada poin yang tertinggal.
Terakhir, serahkan hasil catatan kepada orang yang bertanggung jawab dalam pengadaan rapat. Kemudian hasil rapat itu juga bisa langsung dibagikan kepada semua peserta.
Baca juga : Apa Itu Talent Management System? Fungsi dan Kelebihannya
Demikian sedikit informasi yang kami dapat bagikan terkait cara memahami isi Meeting dengan Minutes of Meeting atau MOM. Semoga menjadi informasi yang mudah untuk dipahami.
