Kalau bicara tentang staf suatu perusahaan, cukup banyak staf penting yang mendukung berdiri tegaknya suatu perusahaan. Purchasing adalah salah satu dari staf penting tersebut. Tanpa staf ini berbagai kegiatan perusahaan akan terbengkalai dan tidak teradministrasikan dengan baik.
Padahal hal sekecil apapun yang dikeluarkan dan diterima oleh perusahaan harus teradministrasi dengan baik. Lantas, apa yang dimaksud dengan purchasing itu sendiri?
Purchasing Adalah
Purchasing juga disebut sebagai buyer. Purchasing merupakan suatu divisi dalam perusahaan yang bertugas membeli suatu barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan.
Jadi bagian yang berada di divisi purchasing akan membeli barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan, termasuk membeli suatu barang atau jasa yang dibutuhkan divisi lainnya dalam perusahaan tersebut.
Untuk mencukupi kebutuhan purchasing, rata – rata perusahaan menghabiskan lebih dari 70% pendapatannya. Terlebih lagi perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha manufaktur karena berkaitan dengan proses pemroduksian suatu barang sehingga bahan baku pasti dipurchase dalam jumlah besar.
Seorang purchasing tentu harus merupakan orang yang jujur, ulet, teliti, terampil dan telaten. Seorang yang menduduki divisi purchashing juga harus bisa mencari bahan baku, barang atau pun jasa yang sesuai dengan kebutuhan operasional, kebutuhan divisi lain, bagus, berkualitas dan harganya tidak merugikan perusahaan.
Peran dan Tanggungjawab Pekerjaan Purchasing
Secara umum, peran dan tanggung jawab pekerjaan purchasing sebagai berikut :
- Menyusun daftar pengadaan barang dan jasa di sebuah perusahaan
- Menyusun kategorisasi pembelian
- Menyusun standarisasi pembelian
- Menyusun mekanisme pembelian untuk mendapatkan pemasok terbaik bagi perusahaan dan nantinya dipersiapkan untuk memutuskan entah itu beli putus (just in time) atau langganan.
- Menghubungi pemasok untuk mendapatkan informasi harga terbaru dan atau meminta penawaran harga
- Menganalisis penawaran dari pemasok
- Memilih penawaran yang paling menguntungkan bisnis atau perusahaan tempatnya bekerja
- Meminta persetujuan untuk proses pembelian ke manajemen
- Melakukan Analisa Total Cost of Ownership (TCO)
- Melakukan negosiasi harga, fitur, biaya dan waktu pengiriman dari pemasok atau supplier
- Membuat dan mengirim dokumen pemesanan atau purchase order ke pemasok atau supplier
- Melacak pengiriman barang
- Membuat kesepakatan pengiriman barang
- Mengecek kualitas barang apakah sesuai kontrak atau tidak dan membicarakan retur jika harus ada barang yang diretur
- Menyimpan semua dokumen pengadaan
- Berkoordinasi dengan tim Gudang untuk melakukan penyimpanan barang pesanan
- Berkoordinasi dengan tim keuangan untuk mengurus pembayaran pembelian
- Melakukan evaluasi atas proses pembelian, supplier dan produk atau jasa yang sudah didapatkan.
Skill yang Dibutuhkan Staf Purchasing
Berdasarkan informasi tugas, peran dan tanggungjawab pekerjaan staf purchasing yang cukup banyak, ada beberapa skill penting yang wajib dimiliki seorang purchasing. Apa saja skill yang dibutuhkan seorang staf purchasing?
Beberapa skill yang dibutuhkan staf purchasing adalah :
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
- Memiliki kemampuan negosiasi yang mumpuni
- Loyal terhadap perusahaan
- Mengedepankan kejujuran
- Disiplin dalam bekerja
- Mampu mencari dan membangun network dengan pemasok atau supplier
- Melakukan pengelolaan dokumen dengan tepat
- Memahami kualitas barang dan cara mengecek kualitas barang seperti apa
- Memahami perpajakan
- Terbiasa menggunakan aplikasi office atau aplikasi pendukung purchasing lainnya
- Mampu bekerja secara terarah dan tertarget
- On time
Jadi semua skill tersebut merupakan skill penting yang akan dicari perusahaan terutama tim HRD ketika mencari staf purchasing. Tanpa salah satu dari skill di atas, tentu menjalankan tugas – tugas berat yang berkaitan dengan purchasing akan terasa sulit.
Selain staf purchasing, perusahaan juga banyak membutuhkan staf akuntansi. Jika Anda merupakan lulusan akuntansi baik di tingkat SMK atau pun S1 Akuntansi, berikut beberapa prospek yang bisa jadi pilihan Anda : Prospek Kerja Lulusan Akuntansi, Lulus Kerja di Mana Ya?
Demikian informasi yang kami dapat bagikan terkait apa saja peran dan tanggung jawab seorang purchasing. Jika Anda merasa memiliki kualifikasi untuk menjadi staf purchasing, silahkan mendaftar!
