Setiap perusahaan atau badan usaha pasti butuh tenaga administrasi atau yang dikenal sebagai staf admin. Tenaga ini cukup krusial bagi terselenggaranya sistem administrasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau badan usaha. Apa saja sih tugas administrasi yang menjadi tugas pokok mereka?
Nah, pada kesempatan kali ini kami akan berbagi informasi lengkap dan menariknya untuk Anda terkait 7 pokok tugas administrasi yang Anda harus tahu dan pahami. Utamanya kalau ingin melamar kerja sebagai staf admin wajib tahu!
7 Pokok Tugas Administrasi
Setiap perusahaan pasti butuh staf administrasi untuk melakukan berbagai kegiatan administrasi penting bagi perusahaan tersebut. Namun kebutuhan staf administrasi setiap perusahaan tentu berbeda.
Misalkan bank butuh staf administrasi perbankan, online shop butuh staf admin sosmed, perusahaan dagang atau jasa butuh staf admin marketing, ada juga staf admin perkantoran yang dibutuhkan dan masih banyak lagi.
Tugas mereka memang berbeda – beda, namun untuk tugas pokoknya sebagian besar sama. Apa sajakah tugas administrasi pokok bagi seorang staf admin?
1. Surat menyurat
Staf admin akan mengurus surat menyurat perusahaan baik itu surat masuk atau surat keluar. Surat menyurat tersebut tak melulu tentang surat secara fisik. Di era digital seperti sekarang ini surat menyurat yang dilakukan melalui email yang biasanya akan lebih sering diurus oleh staf admin.
2. Menginput data
Entry data atau penginputan data merupakan sebuah proses untuk mengelola suatu informasi dan data yang didapatkan baik yang berbentuk formulir, non dokumen, atau pun suara untuk dimasukkan ke dalam laporan.
Pekerjaan yang satu ini cukup fundamental dan bersifat klerikal bagi seorang staf administrasi suatu perusahaan.
3. Mengarsipkan data
Pengarsipan data sangat penting dilakukan agar perusahaan dapat mengorganisir data yang didapatkan sehingga tidak ada data yang tercecer. Hal tersebut sangat penting untuk membuat perusahaan berkembang lebih baik lagi.
Tugas yang satu ini cukup vital bagi seorang staf admin suatu perusahaan atau badan usaha untuk membantu perusahaan agar dapat mengelola data – data penting agar tidak ada yang hilang karena bisa jadi data tersebut akan dibutuhkan kembali di kemudian hari.
4. Merekap data
Data – data yang sudah masuk perlu direkap untuk keperluan atau kepentingan perusahaan. Pastikan agar data yang direkap dalam kondisi aman dan dijalankan sesuai dengan SOP (Standar Operational Procedure) yang berlaku bagi perusahaan.
Perekapan data dilakukan dalam berbagai aspek entah perekapan data yang dilakukan secara fisik (data berupa berkas dokumen utuh) atau perekapan data digital. Semua data apapun bentuknya harus terkelola dengan baik dan kerahasiaannya terjaga.
5. Menerima panggilan telepon dan membalas pesan
Seorang staf administrasi harus memiliki skill komunikasi yang baik karena setiap harinya juga akan berkecimpung dengan aktivitas menerima panggilan telepon dan membalas pesan.
Entah telepon dan pesan dari client, customer yang melakukan complain, rekan atau mitra kantor, kreditur atau debitur, dan yang lainnya semuanya harus ditanggapi dengan baik dan sopan oleh staf admin yang bertugas.
6. Membuat sebuah laporan secara berkala
Laporan yang dibuat secara berkala menjadi salah satu aspek yang paling penting untuk diketahui manajer dan supervisor.
Hal tersebut penting sebagai salah satu pembanding untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan apa yang perlu untuk dikembangkan perusahaan tersebut. Laporan ini dapat dibuat dalam jangka waktu tertentu entah itu per hari, per bulan, per kuartal dan juga per tahun.
7. Mengurus absensi
Staf admin juga akan mengurus terkait absensi karyawan. Nantinya laporan absensi tersebut akan diserahkan kepada HRD perusahaan untuk dijadikan sebagai laporan kinerja karyawan.
Laporan absensi tersebut juga diperlukan untuk membuat dan merencanakan reward dan juga punishment untuk karyawan yang tidak memenuhi SOP dan tata aturan kerja kantor/ perusahaan.
Selain staf administrasi, staf marketing juga sangat penting bagi sebuah perusahaan atau badan usaha. Apa sajakah tugas bagi staf marketing? Baca : Apa itu Marketing? Fungsi, Jobdesk, dan Skill yang Harus Dikuasai
Demikian sedikit informasi yang kami dapat bagikan terkait 7 pokok tugas administrasi yang penting. Semoga apa yang kami sampaikan di atas menjadi informasi yang inspiratif dan membawa manfaat.
