Database karyawan merupakan suatu kumpulan data yang memberikan informasi menyeluruh terkait masing – masing karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan. Database karyawan ini penting untuk mengetahui kinerja dan informasi penting lain tentang karyawan.
Biasanya database karyawan dipegang atau diurus oleh pihak yang berkaitan langsung dengan karyawan, salah satunya adalah HRD atau Human Research Development. Lantas, bagaimana sih cara HRD untuk membuat database karyawan dan mengelolanya untuk kepentingan perusahaan?
7 Cara Membuat Database Karyawan Mudah Untuk HRD
1. Menentukan data dan informasi yang dikelola
Hal pertama yang harus diperhatikan seorang HRD yang akan membuat database karyawan adalah menentukan terlebih dahulu jenis informasi yang akan dimasukkan ke dalam database tersebut.
Data dan informasi yang dikelola dapat berupa berbagai macam data mulai dari alamat tempat tinggal, jabatan, pendidikan terakhir, masa kontrak kerja dan bahkan sampai dengan besaran gajinya.
2. Siapkan data – data yang akan dihimpun
Setelah data dan informasi yang akan dikelola ditentukan, selanjutnya data – data yang akan dihimpun nantinya perlu disiapkan.
Data – data yang dimaksud mulai dari fotocopy identitas baik itu KTP/ Paspor, pas foto, NPWP, BPJS sampai dengan buku tabungan.
3. Kelola data dengan metode sistematis
Proses penghimpunan data karyawan memang butuh waktu yang lebih lama. Hal ini terjadi karena dalam proses pengumpulan data tidak hanya sekedar dikumpulkan begitu saja.
Akan tetapi data yang dikumpulkan oleh HRD perlu terlebih dahulu disortir untuk memudahkan dalam proses pengelolaan database sesuai dengan jabatan dan posisi pekerjaan yang diemban oleh karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan tersebut.
Hal yang menguntungkan dalam proses pengelolaan data adalah di era digital seperti sekarang sudah semakin banyak software atau tools yang dapat membantu HRD yang bekerja di perusahaan untuk mengelola datanya sehingga proses pengelolaan data bisa lebih cepat dan sistematis.
4. Mengelola data sesuai dengan peraturan pemerintah
Sebagaimana yang kita tahu bahwa suatu negara dan berbagai aktivitas yang terjadi di dalamnya harus sesuai dengan peraturan perundang – undangan dan ketetapan pemerintah. Dalam hal ini prosedur pengelolaan kerja dan karyawan juga harus sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Oleh karena itu pengelolaan data harus disesuaikan dengan aturan atau regulasi yang ada. Untuk itu perusahaan harus selalu bersikap aktif memperbarui informasi terkait pengelolaan perusahaan agar usaha yang dijalankan berjalan sesuai aturan.
5. Maintenance software yang digunakan
Seringkali database karyawan yang sudah terhimpun hilang begitu saja karena satu dan lain hal. Nah, agar hal tersebut tidak terjadi maka PR yang harus dijalankan HRD dan tim dari perusahaan tersebut adalah memastikan software database yang digunakan termaintaince dengan baik.
6. Melakukan pembaruan data
Mobilitas karyawan yang tinggi utamanya di sebuah perusahaan besar membuat data – data mereka juga cenderung berubah karena ada pergantian karyawan baru dan lama. Karena itu pembaruan data harus dilakukan secara teratur sehingga data yang dimiliki perusahaan selalu fresh dan pastinya up to date.
7. Mengatasi kendala
Dalam penggunaan suatu tools atau software database, jika ada kendala yang dialami baik itu error atau apapun maka hal tersebut harus segera diatasi.
Jika Anda memesan suatu software atau tools khusus untuk memanage database karyawan yang dibuat khusus untuk karyawan Anda, pastikan Anda tidak menggunakan jasa penyedia software yang jual lepas begitu saja.
Tanyakan juga bagaimana prosedur perawatannya, bagaimana solusi jika terjadi masalah dengan tools atau software tersebut karena hal tersebut menjadi sangat penting dalam mengatasi berbagai kendala dan potensi kendala yang dialami di kemudian hari.
Ingin menjadi HRD di sebuah perusahaan? Apa saja sih skill yang harus dimiliki? Baca : Skill Profesional yang Wajib Dimiliki HRD, Sudahkah Anda Memilikinya?
Atau sedang melamar kerja dan ingin meyakinkan seorang HRD dalam wawancara kerja yang akan dihadapi? Baca : Cara Meyakinkan HRD Saat Interview Kerja, Pasti Ampuh!
Itulah sedikit informasi yang kami dapat bagikan terkait 7 cara membuat database karyawan yang mudah. Semoga menjadi informasi yang membawa manfaat ya!
